ฤดูกาลจัดอีเว้นท์กลับมาอีกแล้ว! ร้านกาแฟก็เป็นอีกหนึ่งธุรกิจที่ถือว่าเหมาะสำหรับ ออกบูธงานอีเว้นท์ เป็นอย่างมาก เพราะมีอุปกรณ์และขั้นตอนการเตรียมตัวที่ไม่เยอะเท่ากับร้านอาหาร และไม่จำเป็นต้องมีทีนั่งให้ลูกค้า สามารถจัดทำระบบการซื้อขายแบบ Takeaway ได้ง่ายกว่านั่นเอง FoodStory เลยรวบรวมขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนการออกบูธงานอีเว้นท์มาให้ดูกันแบบละเอียดแล้วที่นี่ที่เดียว รับรองว่าครบ จบ ในที่เดียวแน่นอนตั้งแต่เตรียมก่อนออกอีเว้นท์จนถึงสรุปจบอีเว้นท์
1 | ศึกษาข้อมูลและคอนเซ็ปท์งาน
ก่อนจะออกอีเว้นท์สักงานก็ควรจะต้องรู้รายละเอียดของงานนั้น ๆ ก่อนว่าเป็นอย่างไร นอกจากวัน เวลา หรือสถานที่จัดแล้ว ก็ควรจะศึกษาเพิ่มเติมในส่วนของ คอนเซ็ปงานว่ามีความเกี่ยวข้องกับร้านของเรามากน้อยแค่ไหน กลุ่มลูกค้าที่มาเดินในงานเป็นใคร มีโอกาสที่จะมาเป็นลูกค้าของเราแค่ไหน ทำเลที่ตั้งเป็นอย่างไร การเดินทางไปกลับสะดวกไหม และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่ต้องใช้ภายในงานอีเว้นท์นี้ เพื่อพิจารณาได้เบื้องต้นว่าร้านกาแฟของคุณเหมาะกับงานอีเวนท์นี้หรือไม่นั่นเอง
2 | กำหนดเป้าหมายของการมา ออกบูธงานอีเว้นท์
เมื่อตัดสินใจแล้วว่าจะมา ออกบูธงานอีเว้นท์ สิ่งถัดมาที่ต้องทำก็คือการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าเราออกบูธครั้งนี้เพื่ออะไร เพื่อที่คุณจะสามารถคำนวนความคุ้มค่าในการมาออกบูธงานอีเว้นท์ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำที่สุด เช่น
– เพื่อการประชาสัมพันธ์ร้าน ผลลัพธ์ที่นำมาคำนวจุดคุ้มทุนก็ควรจะเป็น ยอดติดตามในโซเชี่ยลมีเดีย หรือการพูดถึงร้านของคุณผ่าน # หรือการค้นหาใน Google ที่ควรมีเพิ่มมากขึ้น
– เพื่อเพิ่มยอดขาย ผลลัพธ์ที่นำมาคำนวจุดคุ้มทุนก็ควรจะเป็น รายได้จากการขายของทั้งหมดภายในงาน และรายได้จากช่องทางออนไลน์ที่มาจากการรับรู้ผ่านงานอีเว้นท์นั้น ๆ เช่น ยอดสั่งเมล็ดกาแฟในช่องทางออนไลน์ที่เพิ่มขึ้นหลังจากนำมาโปรโมทภายในงาน
– เพื่อเจรจาธุรกิจ ผลลัพธ์ที่นำมาคำนวจุดคุ้มทุนก็ควรจะเป็น โอกาสหรือช่องทางการติดต่อที่คุณได้รับจากการมาออกงานอีเว้นท์ครั้งนี้ เช่น ได้ทำความรู้จักกับนักลงทุน หรือผู้ผลิตและจัดจำหน่ายอุปกรณ์การทำกาแฟหรือคาเฟ่ ซึ่งส่งผลกับการขยายธุรกิจหรือลดต้นทุนการผลิตได้ในอนาคตนั่นเอง
– เพื่อพบปะกับผู้ประกอบการร้านค้ารายอื่น ๆ ผลลัพธ์ที่นำมาคำนวจุดคุ้มทุนก็ควรจะเป็น คอนเนคชั่นกับร้านอื่น ๆ ที่มีโอกาสในการพัฒนาความสัมพันธ์ในรูปแบบ Partner หรือการทำ Callaboration ในอนาคตเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น ประสบการณ์ และฐานลูกค้าได้นั่นเอง เพราะในยุคนี้การมีพรรธมิตรทางธุรกิจย่อมดีกว่าการสร้างศัตรูหรือคู่แข่งอย่างแน่นอน
3 | ออกแบบเมนูเครื่องดื่มที่มีเฉพาะ ออกบูธงานอีเว้นท์ เท่านั้น
จะออกบูธทั้งทีก็ต้องมีอะไรพิเศษที่สามารถเรียกความสนใจจากทั้งคนในงานและชาวเน็ตได้ หนึ่งในวิธีที่บางร้านเริ่มหันมาใช้กันก็คือการออก Exclusive Menu ที่มีเฉพาะภายในงานอีเว้นท์นั้น ๆ ได้ โดยอาจจะทำให้เข้ากับคอนเซ็ปท์ของงาน เช่น ธีมสี หรือ วัตถุดิบ เป็นต้น ทั้งนี้ผู้ประกอบการอาจจะใช้โอาสนี้ในการทดลองตลาดเมนูใหม่ ๆ ได้ด้วย เพราะถ้าหากได้รับฟีดแบคที่ดี ก็สามารถนำเมนูนี้ไปพัฒนาต่อให้เป็นเมนูประจำของทางร้านได้เลยนั่นเอง
4 | กำหนดโปรโมชั่นภายในงาน
นอกจากเมนูใหม่ ๆ ที่เอามานำเสนอลูกค้าในงานอีเว้นท์แล้ว ทางร้านก็ควรจะเตรียมโปรโมชั่นพิเศษต่าง ๆ เพื่อกระตุ้นการจับจ่ายภายในงาน รวมถึงเพื่อเชิญชวนให้ลูกค้าอยากมาร่วมงานด้วย เข่น โปรโมชั่นอัพไซส์ฟรี สะสมแต้มสองเท่า ซื้อหนึ่งแถมหนึ่ง ของสมมนาคุณแถมฟรีเมื่อมียอดซื้อครบตามกำหนด เป็นต้น ทั้งนี้โปรโมชั่นต่าง ๆ ก็ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของคุณด้วยว่าการมาออกอีเว้นท์ครั้งนี้คุณมีเป้าหมายเพื่ออะไร และอย่างลืมที่จำทำการโปรโมทไปยังช่องทางต่าง ๆ ให้มากที่สุด
5 | เตรียมอุปกรณ์ ทีมงาน และระบบ POS ให้พร้อมก่อนวันจริง
สิ่งที่จำเป็นที่สุดสำหรับการออกบูธงานอีเว้นท์ก็คือการเตรียมอุปกรณ์เกี่ยวกับกาแฟต่าง ๆ ให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นเครื่องบด คั่ว ชงกาแฟ วัตถุดิบอย่างเมล็ดกาแฟ น้ำ นม ฯลฯ และแก้ว หลอด กระดาษทิชชู่ ให้เพียงพอต่อความต้องการในแต่ละวัน รวมถึงระบบจัดการร้านกาแฟอย่าง FoodStory POS ที่จะช่วยจัดการการขายหน้าร้านให้ง่ายยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการรันคิว การรับออเดอร์ คิดเงินทอนเงิน พิมพ์ใบเสร็จ ไปจนถึงการทำระบบสมาชิกสะสมแต้ม การแลกของรางวัลต่าง ๆ ตามโปรโมชั่นที่เราได้กำหนดไว้ และยังรวมถึงการเก็บข้อมูลการขายต่าง ๆ ไว้อย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud นั่นเอง
6 | เตรียมแผนสำรองสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉิน
มีแพลน A แล้วก็ควรจะต้องมีแพลน B สำรองไว้เช่นกันหากมีอะไรที่เกิดขึ้นไม่เป็นไปตามแผน เช่น หากมีวัตถุดิบบางอย่างหมดก่อนเราสามารถมีอะไรมาใช้ทดแทนได้ หรือสามารถนำเสนอเมนูทางเลือกอื่น ๆ ได้บ้างไหม หรือว่าถ้าหากจำนวนยอดขายไม่เป็นไปตามแผนแล้วมีวัตถุดิบเหลือ จะนำกลับร้านหรือว่าจะทำโปรโมชั่นเสริมอื่น ๆ เพื่อให้ขายหมดภายในงานเลย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการบริจัดการต้นทุนและวัตถุดิบที่แม่นยำ
7 | ตรวจสอบยอดขายหลังจบอีเว้นท์
หลังจากจบอีเว้นท์ในแต่ละวันเรียบร้อยแล้วก็ควรจะต้องมีการสรุปยอดขายรายวันให้ครบถ้วนและถูกต้อง ยิ่งกับร้านที่มีขายทั้งหน้าร้าน ทั้งออนไลน์ และภายในอีเว้นท์ไปพร้อม ๆ กันด้วยนั้นยิ่งต้องระวังให้ดีเพราะมีโอกาสที่ยอดขายจะผิดพลาดได้ และหลังจบงานทั้งหมดแล้วก็ควรจะมาสรุปภาพรวมอีกครั้งหนึ่งว่าการที่เราลงทุนลงแรงมา ออกบูธงานอีเว้นท์ ในครั้งนี้นั้นสามารถสร้างยอดขายหรือโอกาสทางการขายอะไรให้เราได้บ้าง และตอบวัตถุประสงค์ที่เราตั้งไว้ในตอนแรกได้หรือไม่ FoodStory POS จึงเป็นตัวช่วยสำคัญ ที่จะช่วยคุณเก็ยข้อมูลยอดขายในแต่ละช่องทางได้อย่างถูกต้อง
8 | วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อพัฒนาแผนการขาย
ทั้งหมดทั้งมวลที่เราได้พูดถึงมาจะไม่เกิดประโยชน์สูงสุดเลยถ้าคุณไม่สามารถนำสิ่งที่ได้รับภายในงานมาวิเคราห์เพื่อพัฒนาแผนธุรกิจและการตลาดได้อย่างตรงจุด โดยอาจจะกำหนดว่าผู้คนที่มาในงานนั้นเป็นกลุ่มตัวอย่างที่ใกล้เคียงกับกลุ่มลูกค้าของเรา แล้วคนกลุ่มนั้นเขาสนใจในกาแฟหรือสินค้าของร้านเรามากน้อยแค่ไหน เรามีจุดเด่นจุดด้อยที่แตกต่างจากคู่แข่งหรือไม่อย่างไร เมนูไหนที่ลูกค้ากลุ่มนี้สนใจมากที่สุดและตอบโจทย์สมมติฐานของเราไหม เมื่อคำนวนหา ROI หรือจุดคุ้มทุนแล้วตอบโจทย์กับแผนธุรกิจที่เราวางไว้หรือไม่
ทั้งหมดนี้กา รออกบูธงานอีเว้นท์ ของคุณจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ ๆ มาได้มากน้อยแค่ไหนนั่นเอง ดังนั้นระบบ FoodStory POS และ CRM จึงค่อนข้างที่จะตอบโจทย์ในเรื่องการเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง ปลอดภัย และแม่นยำ โดยที่ไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกเสียเวลา
FoodStory POS
ร้านอาหารที่ดี ต้องมีระบบที่ดีไปพร้อมกัน
ทดลองใช้ระบบฟรี: คลิกที่นี่เลย!
โทร: 065-513-7744 กด 1
LINE: https://lin.ee/zAdDsCr